Equipe, convites e permissões

Papéis

Cada usuário da organização tem um papel:

• Administrador — gerencia equipe, configurações da organização, integrações e IA.
• Gestor (manager) — acompanha o time com visão ampla dos registros.
• Membro — trabalha os próprios contatos/empresas no dia a dia.

Convites

Em Administração → Equipe, administradores convidam novos usuários por e-mail e definem o papel. A política de convites da organização define quem pode entrar: qualquer e-mail convidado, apenas domínios verificados, ou fluxos com aprovação (pedidos de acesso aparecem no sino de notificações do admin).

Domínios verificados (planos Starter, Premium e Platinum)

A organização pode verificar a posse do seu domínio de e-mail (via registro DNS). Com o domínio verificado, a entrada de colegas com e-mail corporativo fica mais simples e segura: quem tem e-mail @suaempresa.com entra sozinho, sem você precisar convidar um a um.

Esse recurso faz parte do plano Starter ou superior. No plano Free, a equipe entra por convite: em Administração → Equipe, você envia o convite para cada e-mail, e a pessoa aceita pelo link que recebe. O resultado é o mesmo; o que muda é que no Free cada entrada é uma ação sua.

Como funciona em cada situação:

• Organização no Free que nunca cadastrou domínio — a aba Domínios mostra o aviso do plano e o campo de cadastro fica desabilitado. Convide as pessoas por e-mail.
• Organização que cadastrou domínios e passou para o Free (fim do teste gratuito, por exemplo) — os domínios continuam salvos e visíveis, mas param de dar entrada automática, e as políticas de convite por domínio deixam de restringir: você volta a convidar qualquer e-mail, um a um. Nada é apagado.
• Ao contratar o Starter ou superior — tudo volta a funcionar sozinho, com os mesmos domínios e a mesma política que já estavam salvos. Você não precisa cadastrar nem verificar de novo.

Remover um domínio continua liberado em qualquer plano.

Passo a passo (Starter ou superior)

1. Vá em Administração → Organização → aba Domínios.
2. Digite o domínio (por exemplo, suaempresa.com) e clique em Adicionar domínio.
3. A tela mostra um código de verificação. Copie-o.
4. No painel onde você administra o DNS do seu domínio (GoDaddy, Cloudflare, Registro.br, o provedor que você usar), crie um registro TXT para o domínio com esse código como valor. Se o painel pedir um "nome" ou "host", use @ ou deixe em branco — é o próprio domínio.
5. Salve no painel do DNS e aguarde alguns minutos (a propagação pode levar até algumas horas).
6. Volte à aba Domínios e clique em Verificar. Quando o registro for encontrado, o domínio aparece como Verificado.

Se a verificação falhar: confirme que o registro é do tipo TXT (não CNAME), que o valor foi colado inteiro e que você criou o registro no domínio certo. Registro recém-criado às vezes ainda não propagou — espere e tente de novo.

"Este domínio já está em uso por outra organização": um domínio verificado pertence a uma organização só. Se ele foi apenas cadastrado por outra organização e ninguém o verificou em 72 horas, você pode adicioná-lo normalmente — o cadastro pendente dela é substituído pelo seu, e vale quem comprovar o DNS. Se o domínio da sua empresa aparece como verificado em outra organização que você não reconhece, fale com o suporte.

Política de visibilidade

Nas configurações da organização, o admin escolhe entre:

• Compartilhada — todos os usuários veem todos os contatos e empresas da organização.
• Restrita — membros comuns veem apenas os registros atribuídos a eles; administradores e gestores continuam vendo tudo.

Essa política vale em todas as telas — listas, funil, calendário, o assistente de IA e a inbox de atendimento inteira: WhatsApp, chat do site, Instagram Direct e Messenger, tanto na lista de conversas quanto ao abrir uma conversa e ao assumir, atribuir ou encerrar.

Conversa que ainda não está ligada a um contato (visitante anônimo do chat do site, por exemplo) fica visível para toda a equipe — não há a quem restringir antes de existir o lead.

Quem vê as conversas de atendimento

Uma dúvida comum da equipe: o administrador vê as minhas conversas?

As conversas da inbox são conversas da organização com o cliente, feitas por canais corporativos — não são conversas pessoais. Por isso administradores e gestores enxergam todas, mesmo na política restrita. Isso é o que permite retomar um atendimento quando alguém sai de férias ou é desligado, supervisionar a qualidade do atendimento e responder a um pedido de acesso ou exclusão de dados do próprio cliente (LGPD).

O que não é visível para o administrador: suas conversas com o assistente de IA (Perguntar ao FlakeDesk) são privadas de cada usuário.

Trilha de acesso às conversas

Quando um administrador ou gestor abre uma conversa da inbox, o FlakeDesk registra o acesso: quem abriu, qual conversa, em qual canal e quando.

O administrador consulta esse histórico em Administração → Organização → aba Acessos, com filtro por canal e por usuário. É o que permite comprovar, numa auditoria de LGPD, quem teve acesso a quê. O resumo e a sugestão de resposta da IA também aparecem ali (marcados com o selo IA), porque leem a conversa inteira.

Alguns detalhes que evitam interpretação errada da lista:

• Leitura de membro comum não é registrada — ele só alcança o que a política de visibilidade já liberou para ele.
• Reabrir a mesma conversa conta uma vez a cada 30 minutos. A inbox se atualiza sozinha a cada poucos segundos; sem isso, uma conversa aberta na tela geraria centenas de linhas por hora.
• O registro é guardado por 12 meses (o log de alterações, por 24). Guardar para sempre contrariaria o princípio de minimização da própria LGPD.

Na tela de atendimento, o ícone de informação ao lado do título lembra a quem atende que conversas com clientes são da organização.

Documentos

Quem vê um contato ou uma empresa também vê e envia documentos ligados a ele — inclusive no modo de visibilidade restrita, em que um membro comum só vê (e envia) documentos dos contatos/empresas atribuídos a ele. Administradores e gestores sempre veem tudo.

Pastas gerais e arquivos fora de pastas (a raiz da página Documentos) são diferentes: toda a equipe vê e baixa, mas só administradores e gestores enviam arquivos, criam, renomeiam ou apagam pastas.

A lixeira de Documentos (restaurar ou apagar definitivamente) também é só para administradores e gestores. Guia completo em "Documentos".

Reuniões

Marcar uma reunião com um colega como responsável é, por si só, uma forma de dar acesso: no modo de visibilidade restrita, o colega escolhido como responsável pela reunião passa a enxergar aquele contato ou empresa enquanto a reunião estiver ativa (agendada ou com pedido de outro horário), mesmo que o registro não esteja atribuído a ele. É o que permite, por exemplo, um gestor marcar uma reunião num contato para outro membro da equipe atender.

Quando a reunião é cancelada ou já aconteceu, esse acesso extra deixa de valer — se o registro continuar sem atribuição para aquela pessoa, ele volta a ficar invisível para ela, do mesmo jeito que qualquer outro contato não atribuído. Guia completo em "Agendamento de reuniões".

Limites por plano

O número de usuários da organização segue o limite do plano contratado. Ao atingir o limite, faça upgrade para convidar mais pessoas.

Veja também

• Configurações da organização e planos: Configurações da organização, planos e cobrança.
• Primeiros passos no FlakeDesk: Conta, onboarding e navegação.
• Documentos: Arquivos dos clientes guardados com segurança.