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Automações ("se X então Y")

Planos: Premium e Platinum. Onde: Configurações → Automações (/admin/settings/automations). Só administradores da organização.

As automações fazem o CRM trabalhar sozinho: quando algo acontece (um lead entra, muda de estágio, uma tag é adicionada…), o sistema executa ações automaticamente (enviar um e-mail, criar um follow-up, mover de estágio…). Isso reduz trabalho manual e garante que nada esqueça de ser feito.

Comece por uma receita

Ao clicar em Nova automação, você vê uma galeria de receitas prontas — é o jeito mais rápido de começar. Exemplos: "Boas-vindas ao lead do WhatsApp", "Resposta ao lead por e-mail", "Novo lead no Instagram", "Reativar contato parado", "Virou cliente", "Todo novo contato". Clique em uma, ajuste o que quiser e salve. Ou escolha Começar do zero.

O editor mostra a automação como uma linha do tempo vertical: Quando (o gatilho) → Se (filtros, opcionais) → Então (as ações). Você adiciona filtros e ações com os botões "+", e cada ação pode ter um atraso ("esperar N dias antes de executar").

Como montar uma automação

Cada regra tem três partes:

  1. QUANDO (gatilho) — o evento que dispara a regra.
  2. SE (condições, opcional) — filtros; todas precisam passar (E).
  3. ENTÃO (ações) — uma ou mais ações, cada uma com atraso opcional.

Gatilhos disponíveis

  • Contato criado / atualizado
  • Lead capturado — com filtro de origem: WhatsApp, e-mail, site (webchat) ou manual
  • Mudou de estágio / Mudou de status
  • Interação registrada
  • Follow-up concluído
  • Tag adicionada
  • Sem interação há N dias (você define N)

Condições (opcionais)

Campos: status, tags, estágio do funil, responsável, empresa, é lead, origem do lead. Operadores: igual/diferente, contém/não contém, está na lista, vazio/não vazio. Para Status e É lead, o valor é escolhido em uma lista (não digitado) — assim a condição sempre usa o valor certo (ex.: "Ativo" corresponde ao status interno correto). Para Estágio do funil, você escolhe primeiro o funil e depois o estágio em combos (a condição guarda o estágio certo, não um texto qualquer). Regras que usam os gatilhos "Mudou de status" ou "Mudou de estágio" só disparam em mudanças que acontecem depois de a automação ser criada e ativada.

As condições são organizadas em grupos: dentro de um grupo, todas precisam passar (E); entre grupos, basta um passar (OU). Assim dá para escrever regras como "(status = prospect E tag contém quente) OU (origem = WhatsApp)". Use "+ e (condição)" para somar condições ao grupo e "+ Adicionar grupo (OU)" para criar um caminho alternativo.

Ações

  • Enviar template de e-mail (o contato precisa ter e-mail)
  • Criar follow-up (em N dias)
  • Adicionar tag
  • Mover de estágio (escolhe funil + estágio)
  • Atribuir a usuário
  • Registrar nota
  • Notificar equipe — cria um aviso no sino de notificações para o responsável pelo contato (ou para um usuário específico que você escolher).

Cada ação pode ter um atraso (ex.: "criar follow-up daqui a 2 dias"). Sem atraso, executa na hora.

Exemplos práticos

  • Novo lead do WhatsApp → adicionar tag "quente" + criar follow-up em 1 dia.
  • Lead capturado por e-mail → enviar template de boas-vindas + atribuir ao vendedor responsável.
  • Contato sem interação há 7 dias → criar follow-up "reativar contato".
  • Mudou para o estágio "Proposta" → registrar nota + enviar template de proposta.

Limites e comportamento

  • Regras ativas por plano: Premium até 20; Platinum ilimitado. Pause uma regra para liberar espaço.
  • Ativar/pausar: o botão de liga/desliga em cada regra. Pausada não dispara, mas não é apagada.
  • Anti-loop: uma ação que gera um novo evento não fica se disparando infinitamente — o sistema limita a cascata.
  • Ações com atraso são executadas por uma rotina que roda a cada ~15 minutos.
  • Downgrade de plano: se a organização sai do Premium/Platinum, as automações param de rodar automaticamente (as regras não são apagadas; voltam a funcionar no upgrade).

Erros comuns

  • "Limite de automações do plano atingido" — pause uma regra ativa ou faça upgrade.
  • E-mail não enviado pela automação — o contato precisa ter um endereço de e-mail cadastrado e o template precisa existir.
  • Automação não disparou — confira se ela está ativa, se o gatilho corresponde ao que aconteceu e se as condições não estão filtrando o contato.

Veja também

Automações ("se X então Y") | FlakeDesk Help