Documentos

Updated September 30, 2026

Guarde propostas, contratos, comprovantes e outros arquivos dentro do FlakeDesk, ligados a um contato, a uma empresa ou em pastas gerais da equipe, com controle de quem pode ver e enviar.

1. O que é e em quais planos

Documentos é um espaço de armazenamento privado da sua organização. Cada plano tem uma cota (o espaço total que a organização pode usar, somando todos os arquivos):

Plano	Espaço disponível
Free	100 MB
Starter	1 GB
Premium	10 GB
Platinum	50 GB (pode ser combinado um valor diferente no contrato)

Durante o período de teste (trial), sua organização usa o espaço do plano Premium. A cota é da organização inteira, não por usuário — todo mundo da equipe compartilha o mesmo espaço.

2. Enviar um documento para um contato ou empresa

Vá em Contatos (ou Empresas) e abra o registro desejado.
Na tela do contato/empresa, localize o card Documentos.
Clique em Enviar e escolha o arquivo no seu computador, ou arraste o arquivo direto para dentro do card.
Uma barra mostra o progresso do envio. Você pode clicar em Cancelar enquanto o arquivo ainda está sendo enviado.
Quando terminar, o arquivo aparece na lista com nome, categoria, tamanho, quem enviou e a data.

Arquivo com o mesmo nome: nada é sobrescrito. Se já existe um arquivo com o mesmo nome no mesmo lugar (o mesmo contato, empresa, pasta ou fora de pastas), o novo é salvo como nome (1).pdf, depois nome (2).pdf e assim por diante, e um aviso mostra o nome usado. O mesmo vale ao renomear ou mover um arquivo. Arquivos na lixeira também contam, para que restaurar não crie duplicata.

Selecionar vários arquivos de uma vez

A lista funciona como um gerenciador de arquivos: cada linha tem uma caixa de seleção à esquerda.

Marque as caixas dos arquivos desejados (ou a caixa do cabeçalho, para selecionar todos da lista).
No lugar do cabeçalho aparece uma barra com Baixar e Mover para a lixeira (na Lixeira: Restaurar e Apagar definitivamente).
Clique no X da barra para limpar a seleção.

Na página Documentos, a coluna Vínculo mostra onde o arquivo está: o contato, a empresa, a pasta ou Geral (fora de pastas). Clique no nome do documento para ir até lá: a tela de detalhes do contato ou da empresa, ou a pasta aberta na aba Pastas.

Cada linha também tem o botão de baixar e o menu ⋮ com renomear, mudar categoria e mover para a lixeira.

Você só vê e envia documentos de contatos/empresas que pode ver no CRM. Se a organização usa o modo de visibilidade restrita, um membro comum só vê documentos dos contatos atribuídos a ele.

3. Verificação por antivírus

Todo arquivo enviado passa por um antivírus antes de ser salvo. Quando a verificação está ativa, a página Documentos mostra o selo "Todos os arquivos são verificados por antivírus" e o card dos contatos e empresas mostra "Verificado por antivírus".

Arquivo limpo: é salvo normalmente e aparece na lista.
Arquivo com ameaça: é recusado e não fica guardado em lugar nenhum. A mensagem é "O antivírus encontrou uma ameaça neste arquivo. Ele foi recusado e não foi salvo." Não tente enviar de novo: peça a quem mandou o arquivo uma versão limpa ou verifique o computador de onde ele veio.
Se o antivírus estiver temporariamente indisponível, o envio é recusado por segurança (nenhum arquivo entra sem verificação). Aguarde alguns minutos e tente de novo.

A verificação acontece na infraestrutura do próprio FlakeDesk: o arquivo não é enviado a nenhuma empresa de fora.

3.1. Tipos aceitos e limite por arquivo

Tamanho máximo por arquivo: 25 MB.
Tipos aceitos: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), TXT, CSV, JPEG, PNG e WebP.
Tipos sempre recusados: executáveis, HTML, SVG, arquivos compactados (ZIP genérico), áudio e vídeo.

Por que um arquivo do Office pode ser recusado: se o seu .docx, .xlsx ou .pptx tiver uma macro, um controle ActiveX ou um objeto incorporado (por exemplo, uma planilha colada dentro de um documento Word, ou um botão de macro), o envio é recusado por segurança — esse tipo de conteúdo pode esconder código malicioso.

Como resolver:

No programa do Office (Word, Excel ou PowerPoint), abra o arquivo.
Vá em Arquivo → Salvar como.
Escolha o formato PDF, ou salve novamente como .docx / .xlsx / .pptx comum (sem macros habilitadas — no Word, por exemplo, escolha "Documento do Word" em vez de "Documento habilitado para macro").
Envie o novo arquivo.

4. Pastas gerais

Além de vincular um documento a um contato ou empresa, sua organização pode ter pastas gerais, que não pertencem a um cliente específico (por exemplo, "Contratos padrão", "Materiais de apresentação").

Acesso: Documentos → Pastas (no menu à esquerda da página; no celular, na faixa acima da lista). As pastas aparecem em grade, com o número de arquivos de cada uma.
Abrir uma pasta: clique nela. O caminho Pastas › nome da pasta aparece no topo; clique em Pastas para voltar.
Enviar para a pasta: com a pasta aberta, clique em Enviar ou arraste os arquivos do computador para dentro da lista.
Renomear ou apagar a pasta: com a pasta aberta, use o menu ⋮ ao lado de Enviar.
Arquivos fora de pastas: na aba Pastas, sem abrir nenhuma pasta, o botão Enviar (ou arrastar arquivos para a lista Arquivos fora de pastas) guarda o documento na raiz, sem pasta. Ele segue as mesmas regras das pastas gerais: toda a equipe vê, e só administradores e gestores enviam.
Quem cria, renomeia ou apaga uma pasta: administradores e gestores (managers) da organização. Uma pasta só pode ser apagada se estiver vazia (inclusive a lixeira dela).
Quem vê e baixa os documentos de uma pasta geral: toda a equipe, mesmo no modo de visibilidade restrita.
Quem envia documentos para uma pasta geral: administradores e gestores.

Hoje as pastas têm um nível só (não é possível criar pasta dentro de pasta).

5. Quem vê o quê

No modo de visibilidade compartilhado (padrão), qualquer membro da equipe vê os documentos de contatos e empresas.
No modo de visibilidade restrito, um membro comum (member) só vê documentos de contatos/empresas atribuídos a ele. Administradores e gestores sempre veem tudo.
Documentos de pastas gerais são vistos por toda a equipe, independentemente do modo de visibilidade.

6. Lixeira

Ao excluir um documento, ele vai para a lixeira e fica lá por 30 dias.
Enquanto está na lixeira, o documento continua contando no espaço usado da organização.
Restaurar um documento da lixeira devolve ele para a lista normal e não consome espaço extra (ele já estava contado).
Passados os 30 dias, o documento é apagado definitivamente e some da lixeira.
Quem restaura ou apaga definitivamente: administradores e gestores.

7. Espaço cheio

Quando o espaço da organização se aproxima do limite, avisos aparecem automaticamente:

Em 80% de uso: administradores e gestores recebem um aviso no sino de notificações; os administradores também recebem um e-mail.
Em 100% de uso (espaço cheio): novo aviso no sino para administradores e gestores, e novo e-mail para os administradores. Nenhum arquivo novo pode ser enviado até liberar espaço.

O que continua funcionando com o espaço cheio:

Ver, buscar e baixar documentos já enviados;
Mover documentos para a lixeira e restaurar;
Apagar documentos definitivamente (isso libera espaço).

Como liberar espaço:

Vá em Documentos → aba Lixeira e apague definitivamente arquivos que não precisa mais (isso desconta o espaço).
Remova documentos antigos que não são mais necessários.
Se o espaço continuar insuficiente, faça upgrade do plano em Configurações → Plano.

8. Documento "sem vínculo"

Se o contato ou a empresa dono de um documento for excluído, o documento não é apagado: ele passa a aparecer como "sem vínculo", na aba Sem vínculo da página Documentos (visível apenas para administradores e gestores).

Para vincular de novo a um contato:

Vá em Documentos → aba Sem vínculo.
Encontre o documento e clique em Vincular a….
Informe o número do contato de destino (essa etapa hoje pede o número do contato; uma busca visual está prevista para uma próxima versão).

9. Mudança de plano

Reduzir o plano (downgrade) ou terminar o período de teste sem contratar: nenhum documento é apagado. Você continua vendo, baixando e organizando (inclusive lixeira) todos os arquivos já enviados. Apenas o envio de novos arquivos fica bloqueado se o uso estiver acima da nova cota.
Fazer upgrade: o envio volta a funcionar automaticamente, sem nenhuma ação manual — assim que o plano novo valer, o espaço disponível já reflete a cota maior.

10. Erros comuns

Mensagem exibida na tela	O que significa e como resolver
"Documentos ainda não está disponível para sua organização."	O recurso ainda não foi liberado para a sua organização (liberação gradual). Aguarde o anúncio ou fale com o suporte.
"Seu plano atual não inclui armazenamento de documentos."	O plano da organização está com a cota zerada para este recurso. Fale com o administrador da organização sobre um upgrade.
"Não há espaço suficiente. Esvazie a lixeira, remova arquivos ou faça upgrade do plano."	O espaço da organização está cheio (ver seção 7).
"O arquivo passa do limite de tamanho."	O arquivo tem mais de 25 MB. Reduza o tamanho (por exemplo, compactando imagens de um PDF) ou divida o conteúdo.
"Tipo de arquivo não aceito. Use PDF, Word, Excel, PowerPoint, TXT, CSV, JPG, PNG ou WebP."	O arquivo não está entre os tipos aceitos, ou o conteúdo real do arquivo não bate com a extensão. Converta para um dos tipos aceitos.
"Arquivos do Office com macros ou objetos embutidos não são aceitos. Salve como PDF ou como .docx/.xlsx/.pptx comum e envie de novo."	O arquivo do Office tem macro, controle ActiveX ou objeto incorporado (ver seção 3.1). Salve como PDF ou sem macros e reenvie.
"O envio foi interrompido. Tente de novo."	Os bytes recebidos não bateram com o tamanho esperado (por exemplo, a conexão foi interrompida no meio do envio). Tente enviar novamente.
"O envio demorou demais e expirou. Tente de novo."	O envio ficou parado por muito tempo (mais de 30 segundos sem enviar dados, ou mais de 10 minutos no total) ou a reserva de envio (válida por 1 hora) venceu antes de o arquivo ser concluído. Inicie o envio de novo.
"Este arquivo já está sendo enviado. Aguarde terminar."	Já existe um envio em andamento para esse mesmo arquivo/reserva. Espere o envio atual terminar (ou falhar) antes de tentar de novo.
"Documento não encontrado ou sem permissão."	O documento não existe, foi apagado definitivamente, ou você não tem permissão para acessá-lo (por exemplo, é de outro contato fora do seu escopo no modo restrito).
"Esvazie a pasta (inclusive a lixeira) antes de apagá-la."	A pasta ainda tem documentos (mesmo na lixeira dela). Mova ou apague os documentos da pasta antes de excluí-la.
"Já existe uma pasta com esse nome."	O nome escolhido já está em uso por outra pasta da organização. Escolha outro nome.
"Não foi possível confirmar a origem do envio. Recarregue a página."	Uma proteção de segurança não conseguiu confirmar que o envio partiu do FlakeDesk. Recarregue a página e tente novamente.
"Falha de conexão durante o envio. Tente de novo."	A conexão caiu durante o envio. Verifique sua internet e tente novamente.
"O antivírus encontrou uma ameaça neste arquivo. Ele foi recusado e não foi salvo."	O arquivo tem vírus ou outro código malicioso e foi descartado (ver seção 3). Peça uma versão limpa a quem enviou o arquivo.
"Não foi possível verificar o arquivo com o antivírus agora. Por segurança, ele não foi salvo. Tente de novo em alguns minutos."	O antivírus está temporariamente fora do ar. Nenhum arquivo entra sem verificação; tente de novo em alguns minutos e, se continuar, fale com o suporte.
"Envio cancelado."	Você mesmo cancelou o envio em andamento.
"Não foi possível concluir. Tente de novo em instantes."	Erro inesperado. Tente novamente; se persistir, contate o suporte.

11. Ver documentos no aplicativo do celular

O aplicativo FlakeDesk para Android mostra os documentos já enviados — é só para consultar: enviar, renomear, mover ou apagar arquivos continua sendo feito no FlakeDesk pelo navegador.

Todos os documentos da organização: na tela inicial (Meu dia), toque no atalho Documentos, logo abaixo dos números do dia. Ele mostra quantos arquivos você pode ver.
Documentos de um contato: abra a aba Leads, toque no contato e depois em Documentos.
Documentos de uma empresa: na aba Leads, mude para Empresas, toque na empresa e depois em Documentos.
Para achar um arquivo, digite parte do nome na busca ou toque num tipo (Proposta, Contrato, Comprovante, Outro). Toque no arquivo para abri-lo. O celular abre o arquivo no aplicativo adequado (leitor de PDF, galeria, planilhas…). Se nenhum aplicativo instalado abrir aquele tipo, aparece a janela de compartilhar, onde você escolhe onde abrir ou salvar.

As mesmas regras de acesso do navegador valem no celular: no modo de visibilidade restrita você só vê documentos dos contatos e empresas atribuídos a você. O arquivo baixado fica apenas na área privada do aplicativo, só o último documento aberto é guardado, e ele é apagado quando você sai da conta.

Erros comuns no celular:

Mensagem	O que fazer
"Documento não encontrado. Ele pode ter sido removido ou você não tem acesso."	O arquivo foi para a lixeira, foi apagado ou está fora do seu escopo. Confira no navegador ou fale com o gestor da equipe.
"Sua sessão expirou. Entre de novo no app."	Saia e entre novamente no aplicativo.
"Muitos downloads seguidos. Aguarde um minuto e tente de novo."	Há um limite de downloads por período para proteger a conta. Espere um pouco.
"Sem conexão com o FlakeDesk."	Verifique a internet do celular e tente de novo.

Veja também

Contatos: Cadastro, histórico de interações e responsável.
Equipe, convites e permissões: Convites, papéis e visibilidade dos dados.
Configurações da organização e planos: Configurações da organização, planos e cobrança.