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E-mail: envio, templates e captação de leads

O FlakeDesk envia e-mails em nome da sua organização (templates de abordagem, lembretes, notificações) e pode monitorar uma caixa de e-mail para transformar mensagens recebidas em leads automaticamente. Este guia cobre as três frentes: como funciona o envio, criar templates e ativar a captação.

Como funciona o envio (gerenciado pela plataforma)

O envio de e-mails é gerenciado pela plataforma FlakeDesk — não há nada para configurar: verificação de conta, convites, lembretes de follow-up e e-mails de abordagem saem pelo remetente oficial da plataforma, com entregabilidade cuidada por nós (não é possível trocar o provedor ou o remetente pela interface, em nenhum nível de acesso).

Nos e-mails de abordagem a contatos e empresas, as respostas do destinatário chegam no e-mail de quem enviou: o FlakeDesk marca automaticamente o "responder para" com o endereço do usuário que disparou o envio. Você aborda pelo CRM e a conversa continua na sua caixa de entrada.

O que a sua organização configura é o recebimento: a captação de leads por e-mail (IMAP), descrita no fim deste guia.

Onde fica cada coisa

  • O status do envio aparece para administradores da organização em Administração → Configurações → E-mail (somente leitura — o envio é gerenciado pela plataforma). A edição dos e-mails transacionais do sistema e os testes de envio são feitos pela equipe FlakeDesk no console de operação (não aparecem no CRM).
  • Comunicação → Templates de E-mail (/email-templates) — criar e editar os modelos de e-mail (admin da organização).
  • Administração → Configurações → E-mail (/admin/settings/email) — é aqui que o administrador da organização vê o status do envio e configura a captura de leads por e-mail (IMAP).

Templates de e-mail (abordagem a contatos)

Em Templates de E-mail, crie modelos reutilizáveis para abordar contatos e empresas — proposta comercial, apresentação, retomada de conversa. Cada template tem nome, slug (gerado automaticamente), assunto e corpo HTML — editável em três modos: Visual (editor WYSIWYG, o padrão: formate texto, títulos, listas, links e insira variáveis sem escrever HTML), Código (HTML puro, para ajustes avançados) e Pré-visualização (o resultado final) — além de um corpo em texto simples opcional.

Variáveis

Use {{variavel}} no assunto e no corpo — preenchidas automaticamente no envio com os dados do destinatário e os seus:

Variável Valor no envio
{{nome}} Nome do contato/empresa
{{empresa}} Empresa do contato
{{email}} E-mail do destinatário
{{meu_nome}} Seu nome
{{minha_empresa}} Nome da sua organização
{{date}} Data do envio

Confira o resultado com o envio de teste (botão "Testar" na lista), que usa um contato fictício e envia para o endereço que você indicar. Qualquer membro visualiza e usa os templates; criar, editar e excluir é ação de administrador.

Enviar e-mail para um contato ou empresa

No detalhe do contato (e da empresa), o botão "Enviar e-mail" abre o envio por template:

  1. Confirme o destinatário (vem preenchido com o e-mail do cadastro).
  2. Escolha o template — a prévia do assunto mostra as variáveis resolvidas.
  3. Enviar: o e-mail sai pelo remetente da plataforma com responder-para no seu e-mail (a resposta do cliente chega na sua caixa), e o envio vira uma interação no histórico do lead (além do log de e-mails).

Com a captura IMAP ativa na caixa que recebe as respostas, a resposta do cliente também entra no histórico — o ciclo completo da conversa fica registrado no CRM.

Histórico de envios

Aba Histórico em Administração → E-mail: os últimos 100 envios da organização, com destinatário, assunto, template usado (ou "Direto"), provedor, status (Enviado, Falhou — com o erro no tooltip — ou Pendente) e data/hora. O card Enviar E-mail de Teste na aba Configuração permite validar a entrega a qualquer momento.

Captação de leads por e-mail (IMAP)

Disponível nos planos Premium e Platinum. O FlakeDesk monitora uma caixa de e-mail (ex.: contato@suaempresa.com) e cria leads a partir das mensagens recebidas. Esta é a única configuração de e-mail feita pela organização.

Como ativar

Em Administração → Configurações → E-mail, seção "Captura de leads por e-mail (IMAP)":

  1. Informe a conta de e-mail monitorada — ela deve pertencer a um domínio verificado da organização (verifique domínios em Administração → Equipe → aba Organização).
  2. Preencha Servidor IMAP (ex.: imap.seudominio.com), Porta (padrão 993) e Senha; mantenha TLS ligado.
  3. (Opcional) Defina palavras-chave de filtro (ex.: orçamento, proposta, cotação): só e-mails que as contenham no assunto, remetente ou corpo viram lead. Vazio = importa todos.
  4. Clique em Testar conexão para validar as credenciais, ative Captura automática habilitada e Salvar.
  5. Executar agora roda a captura na hora e informa quantos leads e interações foram criados.

Depois de ativada, a captura roda automaticamente a cada 15 minutos em todas as caixas configuradas (você não precisa clicar em "Executar agora" toda vez).

O que a captura faz

  • Lê apenas a caixa de entrada, e-mails do dia, de forma incremental (não reprocessa o que já viu; até 50 mensagens por execução).
  • Remetente externo novo → cria o contato como lead (status prospect, tag "Captado por e-mail") e, quando o domínio do remetente é corporativo, também a empresa.
  • Remetente já cadastrado → reaproveita o contato existente.
  • Em ambos os casos registra uma interação de e-mail com assunto e corpo, para o histórico do lead ficar completo.
  • Quando um lead é captado, aparece uma notificação no sino (categoria "Leads por e-mail") e no Resumo do dia — igual ao aviso de uma nova mensagem de WhatsApp.
  • E-mails do próprio domínio da organização são ignorados (mensagens internas não viram lead). Ou seja: para testar, envie de um endereço externo (ex.: um Gmail), não de um e-mail @seudominio.com.

Erros comuns

  • "O envio de e-mails da plataforma está temporariamente indisponível" — o serviço de envio está fora do ar ou em manutenção; tente novamente mais tarde. Se persistir, fale com o suporte.
  • "A conta de e-mail deve pertencer a um domínio verificado da organização" — verifique o domínio primeiro (Administração → Equipe → aba Organização → Domínios).
  • Resposta do cliente não chegou — a resposta vai para o e-mail de quem enviou (responder-para automático); confira a caixa de quem disparou o envio, inclusive o spam.
  • E-mail de teste não chegou — confira spam e o histórico (o erro do provedor aparece no status "Falhou").
  • Enviei um e-mail e o lead não foi captado — o remetente provavelmente é do mesmo domínio da sua organização (tratado como mensagem interna e ignorado). Envie de um endereço externo para testar. Verifique também se a captura está habilitada e se a palavra-chave de filtro (se houver) aparece no assunto/remetente/corpo.

Veja também

E-mail: envio, templates e captação de leads | FlakeDesk Help