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Agendamento de reuniões

Marque uma reunião com um contato ou empresa, escolha o colega que vai atender, veja os horários livres e deixe o FlakeDesk cuidar do convite e do vínculo com a agenda externa (se houver).

1. Onde marcar uma reunião

Há duas portas de entrada:

  1. Pelo contato ou pela empresa: abra o registro em Contatos ou Empresas e localize o card Reuniões. Clique em Agendar reunião.
  2. Pelo Calendário: na tela Calendário, clique em Agendar reunião no topo. Como essa tela não está dentro de um contato específico, primeiro escolha o contato ou a empresa (uma busca simples abre uma lista) e depois continue como no passo 1.

2. Preenchendo o agendamento

  1. Colega que vai atender: escolha quem vai conduzir a reunião (pode ser você mesmo ou outra pessoa da equipe). É essa pessoa que recebe a reunião na própria agenda.
  2. Dia e duração: escolha o dia (até um ano à frente) e quanto tempo a reunião deve durar (de 15 minutos a 8 horas).
  3. Horários livres: o FlakeDesk calcula e mostra, em botões, os horários em que o colega escolhido está livre naquele dia — considerando o horário de trabalho dele (veja a seção 6) e outros compromissos que já ocupam a agenda (outras reuniões e follow-ups previstos). Clique num horário para escolhê-lo, ou informe um horário manualmente no campo abaixo da lista.
  4. Sem horário livre naquele dia? A lista aparece vazia com um aviso — escolha outro dia ou informe um horário manualmente mesmo assim (o sistema avisa se ele cair fora do expediente ou em cima de outro compromisso, mas não impede: a decisão final é sua).
  5. Título: vem preenchido com "Reunião com [nome]"; edite se quiser.
  6. Local: opcional — link de outra videochamada, telefone ou endereço.
  7. Gerar link do Google Meet: só aparece quando o colega escolhido tem o Google Agenda conectado (veja a seção 7). Ative para que a reunião já saia com um link de videochamada.
  8. Dados do convidado: nome, e-mail e telefone da pessoa que vai receber o convite. Vêm preenchidos com os dados do contato, quando existirem; você pode ajustar antes de confirmar.
  9. Observações internas: visíveis só para a sua equipe — o convidado nunca as vê.
  10. Clique em Agendar reunião para confirmar.

Avisos que podem aparecer antes de confirmar

  • "Fora do horário de trabalho de [nome]" — o horário escolhido cai fora do expediente cadastrado para aquele colega. Você ainda pode confirmar.
  • "Conflita com [algo]" — já existe outro compromisso do colega àquela hora (outra reunião ou um follow-up previsto). Você ainda pode confirmar, mas considere escolher outro horário.
  • "A reunião fica só no calendário do FlakeDesk: [nome] ainda não conectou o Google Agenda nem o Outlook" — veja a seção 7.
  • "Sem e-mail, o convidado não recebe a confirmação da reunião" — sem e-mail cadastrado, a reunião é criada normalmente, mas ninguém de fora recebe aviso ou link.

3. O que acontece depois de confirmar

  • A reunião aparece no card Reuniões do contato/empresa, com data, colega responsável, quem marcou (se for outra pessoa) e status Agendada, e também na tela Calendário do FlakeDesk, no dia e horário marcados.
  • Se a sua organização usa a visibilidade restrita (cada membro vê só os próprios contatos), o colega responsável passa a ver o contato ou a empresa enquanto a reunião estiver em aberto, mesmo sem ser o responsável pelo cadastro — e pode registrar interações da reunião. Ele não pode editar, excluir nem transferir o cadastro para si: isso continua com o responsável pelo contato, gestores e administradores.
  • Se o convidado tem e-mail, ele recebe uma mensagem com data, horário (no fuso da sua organização), local ou link da videochamada, e um arquivo de convite (.ics) para adicionar à própria agenda (Google, Outlook, Apple etc.). O e-mail também traz um link para o convidado cancelar ou pedir outro horário sem precisar responder ou ligar (veja a seção 5).
  • Se outra pessoa marcou a reunião para você, você recebe um aviso no sino de notificações.
  • Se o colega responsável tem o Google Agenda ou o Outlook conectado (Perfil → aba Calendários), o compromisso também aparece na agenda externa dele automaticamente — criado, atualizado ou removido junto com a reunião no FlakeDesk. Se essa sincronização falhar, a reunião continua valendo normalmente no FlakeDesk e um aviso indica que a agenda externa não foi atualizada. Quando o motivo é a autorização da agenda vencida, o aviso diz isso e mostra o que fazer (veja a seção 7.1).

4. Cancelar ou remarcar (pela equipe)

No card Reuniões, cada reunião em aberto tem os botões abaixo. Eles só aparecem para quem marcou a reunião, para o colega responsável e para gestores e administradores, e somem quando o horário da reunião já passou.

  • Remarcar: abre o mesmo formulário de agendamento, já com o colega fixo, para escolher um novo dia e horário. O convidado, se tiver e-mail, recebe um novo aviso com a data atualizada, e a reunião muda de dia e horário também na tela Calendário.
  • Cancelar: pede um motivo (opcional) e confirma o cancelamento. Se o convidado tiver e-mail, ele é avisado, e a reunião sai da tela Calendário (no card ela continua listada como Cancelada). Essa ação não pode ser desfeita — para remarcar depois de cancelar, é preciso agendar uma nova reunião.

5. O que o convidado recebe e pode fazer sozinho

O e-mail de confirmação (e o de "reunião remarcada") traz um link só do convidado, único para aquela reunião. Nessa página, sem precisar de login, ele pode:

  • ver data, horário, local ou link da videochamada;
  • pedir outro horário, escrevendo uma sugestão em texto livre (ex.: "só consigo depois das 16h"). A reunião muda para o status "Pediu outro horário" no card da sua equipe, e o colega responsável recebe um aviso no sino para remarcar (seção 4);
  • cancelar a reunião, com um motivo opcional. Ela aparece como Cancelada no card, com a marca "Cancelada pelo convidado", e o colega responsável recebe um aviso no sino.

Depois que a reunião é cancelada ou já aconteceu, essa página só mostra o status — nenhuma ação fica disponível, mesmo reabrindo o mesmo link. Depois de um pedido de outro horário, a página continua mostrando o horário original e ainda permite cancelar ou mandar uma nova sugestão (a sugestão nova substitui a anterior, sem gerar outro aviso ao colega). Quando a equipe remarca, o convidado recebe um e-mail novo com um link novo, e o link antigo deixa de funcionar.

6. Horário de trabalho

Em Perfil → aba Agenda, cada pessoa define os próprios dias e faixas de horário em que aceita reuniões (por exemplo, segunda a sexta, das 9h às 18h). Isso é o que alimenta a lista de horários livres na hora de marcar. Quem não configurar nada usa o padrão do sistema: segunda a sexta, 9h às 18h.

Marcar fora desse horário continua sendo possível (com aviso) — o horário de trabalho é uma referência, não um bloqueio.

7. Agenda conectada ou só no FlakeDesk?

Você não precisa conectar nenhuma agenda externa para marcar reuniões. Sem o Google Agenda ou o Outlook conectados, a reunião funciona normalmente: aparece no card do contato/empresa, o convidado recebe o e-mail com o arquivo de convite (.ics) e pode cancelar ou pedir outro horário pelo link próprio.

Conectar o Google Agenda ou o Outlook (Perfil → aba Calendários) é opcional e serve para o compromisso também aparecer automaticamente na sua agenda pessoal, além de permitir gerar o link de videochamada do Google Meet direto no agendamento.

7.1 "Agenda precisa ser reconectada"

O Google e a Microsoft às vezes invalidam a permissão que você deu ao FlakeDesk para escrever na sua agenda — por exemplo, quando você troca a senha da conta, remove o acesso nas configurações de segurança do Google/Microsoft ou a permissão expira. A agenda continua aparecendo como conectada no FlakeDesk, mas as reuniões marcadas para você deixam de chegar nela (e o link do Google Meet não é gerado).

Quando isso acontece:

  • a reunião mostra o selo "Agenda precisa ser reconectada" no card Reuniões;
  • você, o colega responsável, recebe um aviso no sino de notificações;
  • em Perfil → aba Calendários, aparece um aviso amarelo sobre a agenda afetada, com o botão Reconectar.

Como resolver (só o colega responsável pela reunião pode fazer isso, porque a agenda é dele):

  1. Clique no selo da reunião, no aviso do sino ou vá em Perfil → aba Calendários.
  2. Clique em Reconectar (ou, no card do Google Agenda / Outlook, em Desconectar e depois Conectar).
  3. Na janela do Google ou da Microsoft, escolha a conta da sua agenda e autorize o acesso.
  4. Pronto: ao voltar para o FlakeDesk, as reuniões futuras que tinham ficado de fora são enviadas para a sua agenda automaticamente, inclusive com o link do Google Meet quando ele tinha sido pedido. Em alguns segundos o selo e o aviso somem.

Se foi outra pessoa que marcou a reunião para você, ela vê o mesmo selo e um aviso de que você precisa reconectar a agenda — ela não consegue resolver por você.

Sobre o link do Meet gerado depois: o convidado já recebeu o e-mail de confirmação sem o link. Ele aparece na página da reunião do convidado (o link "cancelar / pedir outro horário" do e-mail) e no card da sua equipe. Se preferir que o convidado receba um e-mail novo com o link, use Remarcar mantendo o mesmo horário.

8. Erros comuns

  • "Esse colega não está disponível para receber reuniões" — a pessoa escolhida como responsável foi desativada ou teve o acesso bloqueado por limite de plano depois que a lista de colegas foi carregada. Atualize a página e escolha outra pessoa.
  • "Essa reunião já foi cancelada" — a ação tentada (remarcar, cancelar, pedir outro horário) não vale mais para uma reunião que já foi cancelada ou que já aconteceu.
  • "A autorização do Google Agenda / Outlook do organizador expirou" — veja a seção 7.1: o colega responsável reconecta a agenda em Perfil → aba Calendários e as reuniões pendentes vão para a agenda sozinhas.
  • "Não foi possível sincronizar com o Google Agenda / Outlook" — a reunião foi salva normalmente no FlakeDesk, mas o Google ou a Microsoft não aceitaram criar ou atualizar o evento naquele momento (instabilidade do provedor, por exemplo). Tente Remarcar a reunião mantendo o horário para gerar o evento de novo; se o erro se repetir, desconecte e conecte a agenda em Perfil → aba Calendários.
  • Link do convidado não funciona mais ("Não encontramos esta reunião") — o link é de uso restrito àquela reunião; depois de cancelada, reagendada por outro link ou expirada, o link antigo deixa de funcionar.

Veja também

Agendamento de reuniões | Ajuda FlakeDesk